La Fatturazione Elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture che permette di abbandonare per sempre il supporto cartaceo.

Il nuovo formato con cui le fatture devono essere emesse è un formato digitale denominato XML (eXtensible Markup Language). Occorrerà quindi munirsi di un software per poter creare una fattura nel formato corretto.

Fino ad oggi, la fattura veniva compilata in vari modi: carta e penna, macchine da scrivere, fogli di calcolo (word Excel, ecc.), usando software di fatturazione più o meno avanzati…
Una volta compilata la fattura veniva spedita al cliente con qualsiasi modalità (consegna a mano, mail, posta, ecc.).

Il destinatario (cliente) aveva l’obbligo di conservazione in formato cartaceo per almeno 10 anni (quindi le fatture inviate tramite formato elettronico dovevano essere stampate!).

Oggi con la Fatturazione Elettronica si crea uno standard mediante il quale tutti i processi sono controllati, validati e gestiti in modo univoco.

1. COMPILAZIONE: La fattura elettronica viene compilata tramite un software di fatturazione elettronica. Viene firmato digitalmente da chi emette la fattura o dal suo intermediario per garantirne origine e contenuti.
2. INVIO: La fattura viene inviata al Sistema di Interscambio (SDI) che ne valida il formato e, come un vero e proprio postino pensa a consegnare il documento al destinatario.
3. ARCHIVIAZIONE: La fattura viene recapitata al destinatario che mantiene l’obbligo di conservazione digitale per 10 anni.

La Fatturazione elettronica è entrata in vigore già nel 2015 per tutti i rapporti con la Pubblica Amministrazione (denominata anche B2G: “Business to Government”).

Dal 2017 lo SDI (Sistema Di Interscambio) è stato messo a disposizione anche degli operatori economici privati per poter trasmettere o ricevere una fattura in modo facoltativo (denominata anche B2B: “Business to Business”).

Dal 1° Luglio 2018 è stato introdotto l’obbligo di fatturazione elettronica per soggetti che emettono fattura per:

• Cessione di benzina o di gasolio utilizzati come carburanti per motori (poi prorogato al 1 Gennaio 2019).
• Prestazione di servizi rese da subappaltatori e subcontraenti nell’ambito di appalti pubblici.

Dal 1° Settembre 2018 l’obbligo è stato esteso per il tax free shopping, e cioè per l’acquisto di beni:

• Da parte di viaggiatori extra UE
• Di importo superiore a € 155 iva inclusa
• Per uso personale o familiare
• Da trasportarsi fuori dal territorio doganale comunitario nei bagagli personali.

Dal 1° Gennaio 2019, la legge di bilancio 2018 ha introdotto l’obbligo di fatturazione elettronica per i rapporti B2B e verso i consumatori finali (denominata anche B2C: “Business to Consumer”)

Non hanno l’obbligo (ma neanche il divieto…) di utilizzare la fatturazione elettronica i seguenti soggetti:

• Soggetti in ambito di regime forfettario
• Soggetti in ambito di regime di vantaggio
• Soggetti operanti in regime speciale degli agricoltori
• Soggetti che operano cessioni di beni e servizi nei confronti di non residenti, comunitari ed extra comunitari.